Mails : ne cliquez pas trop vite sur Envoyer

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes lorsque nous communiquons par mail ?
Rédiger des e-mails est une routine quotidienne pour la plupart des gens. Et pourtant, le courrier électronique présente des inconvénients que n'ont pas les communications téléphoniques ou en face à face.

L’expéditeur ne peut faire passer des subtilités ou un ton particulier dans un mail, de sorte que le message peut facilement être mal interprété. Le mail atteint aussi très rapidement son destinataire, et une fois dans sa boîte de réception, il n’est plus possible de revenir en arrière.

Outre cet inconvénient lié à la nature même du canal de communication, l’expéditeur risque de commettre de nombreuses erreurs. Et quand on pense au nombre de fois où nous cliquons sur ‘envoyer’ chaque jour, il est évident que le risque d’erreur est relativement élevé.

Nous avons dressé pour vous la liste des erreurs les plus fréquentes qui peuvent au mieux être embarrassantes et au pire vous conduire au bureau des RH :

Erreur 1 : Envoyer le mail avant d’avoir fini, ou l’envoyer à la mauvaise personne

Envoyer un mail est un jeu d’enfant : il suffit de cliquer, voire de passer avec la souris sur le bouton « Envoyer ». Vous vouliez peut-être joindre un document, changer le format de votre e-mail, commencer à rédiger le brouillon d’un deuxième mail, rechercher un mail dans votre boîte, et au lieu de ça, vous avez malencontreusement cliqué sur le mauvais bouton.

Nous vous conseillons de ne pas écrire l’adresse du destinataire du mail dans la barre d’adresse avant d’avoir fini de rédiger votre message et d’être prêt à cliquer sur « Envoyer ». Vous devriez également vous familiariser avec la fonction de rappel. Rien ne garantit que cette fonctionnalité vous sauvera quand vous en aurez besoin, mais il pourrait être utile de savoir comment vous en servir puisqu’au moment crucial, il sera trop tard. Certaines messageries permettent de différer l’expédition de tous les messages de 2 minutes par exemple, pour que vous puissiez facilement retirer un message inapproprié de votre boite d’envoi avant qu’il ne soit envoyé.

Erreur 2 : Répondre à un mail dans un mouvement de colère

Il peut arriver que vous vous sentiez offensé par un mail qui critique injustement votre travail, par exemple. Votre première réaction naturelle sera de répondre avec agressivité sans penser aux éventuelles conséquences.

Nous vous conseillons de vous montrer plus professionnel que votre correspondant. Prenez le temps de digérer l’e-mail, n’y répondez pas immédiatement. Le mieux est même de le laisser jusqu’au lendemain, pour vous laisser le temps de vous poser et de préparer la meilleure argumentation possible.

Erreur 3 : Mettre quelqu’un en copie cachée et ne pas l’avertir

Votre patron ou un collègue a-t-il déjà répondu accidentellement en cliquant sur la touche « Répondre à tous » à un mail que vous envoyé à un collègue, pour lequel il était en copie cachée, et dans lequel vous critiquiez le travail de ce collègue ?

Cette erreur est facilement commise, surtout quand on est pressé ou quand on lit ses messages depuis un smartphone, et peut dans certains cas vous causer de graves ennuis et vous valoir de nouveaux ennemis.
Pour éviter les erreurs embarrassantes, prévenez votre destinataire avant de le mettre en copie cachée.

Erreur 4 : Trop se fier à l’e-mail

Vos collègues peuvent parfois ne pas percevoir l’urgence de votre demande, même si vous ajoutez un point d’exclamation rouge à votre message.

Un coup de téléphone fera passer votre demande en tête de liste et vous permettra d’expliquer pourquoi une réponse rapide sera particulièrement appréciée.
Sans compter qu’un mail pourrait ne pas suffire pour faire passer un message compliqué. Suivre votre e-mail d’un appel téléphonique vous permettra de donner plus d’explications à votre destinataire.

Erreur 5 : Ne pas relire votre mail

Un mail est un peu votre reflet. Laisser des fautes d’orthographe ou des phrases nébuleuses dénotera un manque de professionnalisme et ne vous aidera pas à gagner la confiance de vos pairs.

Avant de cliquer sur « Envoyer », il est important de vérifier l’orthographe et la clarté de votre message. Essayez de lire l’e-mail du point de vue du destinataire, et de voir s’il fait bien passer le sens que vous essayez de lui donner.

Original link :http://www.stepstone.fr/Conseils-de-carriere/gestion-carriere/mail-les-erreurs-embarrassantes.cfm

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