Au sein du service des assemblées délibérantes, sous l'autorité du responsable du service, le chargé des travaux des assemblées délibérantes a pour mission d'assurer l'ensemble des activités administratives nécessaires à l'organisation et la gestion des assemblées délibérantes, en étroite collaboration avec son/sa collègue. Afin d'assurer une continuité de service, les deux chargés des travaux du service seront amenés à se suppléer et se coordonner au quotidien. Activités principales :

* Assurer le secrétariat du Conseil d'Administration et du Bureau :

• Accueil physique et téléphonique du service,
• Renseigner et informer les Directions du SIAAP, les collectivités partenaires et les autres divers interlocuteurs externes, Saisir et mettre en forme des travaux bureautiques,
• Classer et archiver les documents. 

* Organiser les conditions nécessaires au bon déroulement des assemblées délibérantes :

• Accueillir et orienter les membres des assemblées délibérantes pour la bonne tenue des registres et documents règlementaires,
• Organiser la logistique des assemblées en fonction de leur calendrier prévisionnel (convocations, réservations de salles etc.),
• Préparer les réunions, contrôler les dossiers qui sont soumis en sécurisant la constitution des dossiers de séance,

* Contôler l'envoi des convocations, des ordres du jour, es exposés, etc.

•  Préparer et mettre en oeuvre les formalités règlementaires applicables aux décisions de l'assemblée délibérante, dans le respect des procédures internes :
• Mettre en forme et suivre les actes : mise en signature, envoi à la Préfecture, notification aux Directions, Assurer la tenue des délibérations au sein du registre des délibérations.
• Veiller au bon fonctionnement de la dématérialisation des actes, Organiser et contrôler l'affichage légal de la publication des actes, Renseigner et actualiser les outils (indicateurs et tableaux de bord...) de suivi du système qualité (traçablité, gestion des anomalies...)

* Divers :

• Gérer les relations avec le prestataire chargé de la rédaction des PV des assemblées.
• L'agent peut être amené à assurer le bon déroulement de la présentation des actes lors des assemblées, en l'absence du responsable de service.